Microsoft Excel
Microsoft Excel एक Electronic Spreadsheet Program है। इसमें आप अपने डाटा को Row और Column के Format में Store कर सकते हो, माइक्रोसॉफ्टएक्सेल MS ऑफिस का एक भाग है MS एक्सेल का उपयोग डाटा को रखने तथा उसका कैलकुलेशन करने के लिए किया जाता है एम एस एक्सेल डाटा को व्यवस्थित करने के अलावा कैलकुलेशन करने, निर्णय लेने, डाटा का ग्राफ तैयार करने, रिपोर्ट तैयार करने और वेबसाइट पर डाटा के साथ काम करने, इत्यादि की सुविधा देता है।
वर्कबुक (Workbook)
एम एस एक्सेल की फाइल वर्कबुक कहलाती है | वर्कबुक, वर्कशीट्स की समूह होती है अर्थात एक वर्कबुक में कई वर्कशीट शामिल की जा सकती है | एक वर्कबुक में डिफ़ॉल्ट रूप तीन वर्कशीट होती है | एक Workbook में अधिकतम 255 Worksheet को बनाया जा सकता है।
वर्कशीट (Worksheet)
वर्कशीट एक प्रकार की टेबल होती है जो रो और कॉलम से बनी होती है वर्कशीट को ही स्प्रेडशीट कहते है
कॉलम (Columns)
शीट में ऊपर से नीचे की ओर चलने वाले सेल्स के समूह को कॉलम कहते है, इन्हे अल्फा बेट से रिप्रेजेंट किया जाता है | एम एस एक्सेल में ये A से शुरू होकर XFD तक चलते है और इनकी कुल संख्या 16384 होती है
रो (Rows)
शीट में बायीं से दायी ओर चलने वाले सेल्स के समूह को Row कहते है, इन्हे नंबर (1,2,3…) से रिप्रेजेंट किया जाता है एम एस एक्सेल में इनकी संख्या 1048576 होती है
सेल्स (Cells)
Row और Column के कटान से बनने वाले खाने को Cell कहा जाता है। एक वर्कशीट में Cell की संख्यां 17,17,98,69,184 होती है।
How to Start M.S. Excel
All Step Open Ms Excel –
1. Start→All Programs→Microsoft Office→ Microsoft Office Excel
2. Start→Microsoft Office Excel.
3. Start→Type “excel.exe ” In Search Box→ Press “Enter” Button
4. Run (Win +R)→Type “excel.exe “→Press “Enter” Button
5. Double Click On The Icon On Desktop.
File Menu / Office Button –
New (Ctrl+N ) : इसका प्रयोग New Excel Workbook बनाने के लिए किया जाता है
Office Button >> Click New >> Open A Template List And Select Blank Workbook>>Click Create Button
Open (Ctrl+O) : इसका प्रयोग पहले से Save File को देखने और Edit करने के लिए करते है
Office Button >> Click Open >> Select Drive / Folder >> Select File >> Click Open Button
Save (Ctrl+S) : इसका प्रयोग Current File को Save (सुरक्षित) करने के लिए किया जाता हैं।
Office Button >> Click Save >> Open A New Window >> Select Drive / Folder >> Type Name >> Click Save
Save As (F12) : इसका प्रयोग Save की गयी File को दूसरे नाम और दूसरी Location पर Save करने के लिए किया जाता हैं।
Print (Ctrl+P) : इसका प्रयोग तैयार की गई File को प्रिंट करने के लिए किया जाता हैं।
Office Button >> Click Print >> Select The Printer >> Open A Window >> Set The Condition >> Ok
Quick Print : इसका प्रयोग Previews Setting के साथ Print निकलने के लिए करते है
Click Office Button >> Click Quick Print >> Click Quick Print
Print Preview (Ctrl + F2) : इसका प्रयोग प्रिंट करने से पहले पेज का प्रिंट कैसा आएगा ये कहने के लिए करते है
Office Button >> Click Print >> Click Print Preview
Encrypt Document : इसका प्रयोग Document पर Security लगाने के लिए करते है
Office Button >> Click Prepare >> Click Encrypt Document >> Password >> Reenter Password >> Press Ctrl+S
Mark As Final : इसका प्रयोग करने के बाद आप केवल उस Document को पढ़ सकते हो उस Document में किसी भी प्रकार का कोई बदलाब नहीं कर सकते हो
Office Button >> Click Prepare >> Click Mark As Final >> Ok
Close (Ctrl+W) : इसका प्रयोग खुले हुए Current Document को बंद करने के लिए किया जाता है इससे Microsoft Word बंद नहीं होता है
Office Button >> Click Close
Quick Access Tool Bar – यह Toolbar एक Shortcut केरूप में कार्य करता है. जिसमें आप अधिक Use होने वाली Commands को Add कर सकते हो
Undo : Delete Works That Needed- Click Undo
Repeat : Write Word Is Repeat- Click Repeat
Create Sales Report
Create Sales Details
Top, Middle & Bottom Align : इसका प्रयोग Text को Cell के Top , Middle या Bottom में लिखने के लिए करते है इसके लिए Cell की Weight बढ़ानी होती है
Orientation : इसके प्रयोग से Table के Text को घुमाया जा सकता है
Wrap Text : इसके प्रयोग से Cell में लिखे Text Multiple Line में आ जाते है
Merge & Center : इसके प्रयोग से Cell को आपस में Marge किया जा सकता है
Number : इसके प्रयोग से Cell की Value अलग अलग प्रकार से show करा सकते है
Conditional Formatting : इसके प्रयोग से Cells की Conditional Formatting की जा सकती है
Format as Table : इसके प्रयोग से Table की Formatting Change की जा सकती है
Cell Style : इसके प्रयोग से Cell का Style Change किया जाता है
Insert : इसके प्रयोग से Excel में Cell , Column , Row और Sheet को Insert किया जाता है
Delete : इसके प्रयोग से Excel में Cell , Column , Row और Sheet को Delete किया जाता है
Format : इसके प्रयोग से Excel में Column और Row की height और Weight को Change करने, Row और Column को Hide और Unhide करने Sheet का नाम और Tab Color Change करने तथा शीट और Cells को Protect करने के लिए करते है
Auto Sum : इसके प्रयोग से Selected cells में Auto Formula का Use करके Sum , Average , Max , Min आदि Formula को लगा सकते है
Fill : इसके प्रयोग से Select Cell के Text को अन्य Cells में Fill कर सकते है
Clear : इसके प्रयोग से Select Cell के Text को Clear कर सकते है
Sort & Filter : इसके प्रयोग से Select Cell के Text को Sort या Filter कर सकते है
Find & Replace : इसके प्रयोग से Excel Sheet में किसी Record को खोजने या उसे Replace करने के लिए करते है
FIND MAX & MIN AGE STUDENT
CREATE MARK SHEET
Formula – Total : =Sum(C2:H2), Percentage : =I2*100/600,
Grade :
=IF(J2>=95,”A++”,IF(J2>=90,”A”,IF(J2>=75,”B”,IF(J2>=64,”C”,IF(J2>=50,”D”,IF(J2>=35,”E”,”Fail”))))))
Result : =IF(MIN(J2)>=35,”Pass”,”Fail”), Rank : =RANK(I2,I2:I11,0)
Select Table Range I2:I11 & Press F4 Key =RANK(I2,$I$2:I11,0) Enter
Data Entry Using Form
सबसे पहले आपको अपनी सभी Headings को Excel में तैयार कर लेनी है
Click Office Button / File >>Click Excel Options >> Open a Window >> Click Customize >> Select All Commands >>Select Form >> Click Add >> Ok
अब Quick Access Tool Bar में Form का Option Show होने लगेगा
Select All Headings & Click Form
अब आप Form के द्वारा Excel में Data Entry कर सकते हो
Create Jab Attendance Sheet May 2023
Note : A = Absent, P = Present, L = Leave, H = Half Day
Formula :
Total Day : =COUNTA(D2:R2) , Absent : =COUNTIF(D2:R2,”A”),
Half Day : =COUNTIF(D2:R2,”H”) , Leave : =COUNTIF(D2:R2,”L”)
Present : =S2-T2-(U2/2)
Create Jab Salary Sheet 2023
Formula –
Salary : =D3/30*E3 (Basic Salary / 30 * Att.) ,
DA (Dearness Allowance / महंगाई भत्ता) : =D3*5%,
HRA (House Rent Allowance / मकान किराया भत्ता ) : =D3*8% ,
CA (Conveyance Allowance / वाहन भत्ता) : =D3*2%
TA (Travelling Allowance / यात्रा भत्ता ) : ये तब मिलता है जब Company के काम से आपको कही जाना होता है
OT (Over Time Salary) : =D3/30/8*K3 ,
Gross Salary : =F3+G3+H3+I3+J3+L3
(Salary+DA+HRA+CA+TA+OT Salary)
PF (Provident Fund / भविष्य निधि) : =F3*12%
ESI (Employees State Insurance Scheme) : =IF(F3<21000,(F3*0.75%),0)
ESI : ESI की सुबिधा केवल उन्ही को मिलती है जिनकी सैलरी 21000 से कम होती है ये एक प्रकार का हेल्थ इंसोरेंस होता है
Net Salary : =M3-N3-O3-P3+Q3
Create Bank Loan Sheet 2023
Formula –
EMI : =-PMT(E2/12,F2*12,D2), Total Amount : =G2*F2*12
Interest Amount : =H2-D2
How to Change Currency Symbol : Dollar को Rupee Symbol में कैसे Change करे
Type Number >>Select Cell >> Click Number Format Arrow >> Click More Number Formats >> Click Currency Option >> Select ₹ Hindi (India)
Create Sales Report With GST
Formula –
Amount : =Sum(C2*D2) , CGST : =F2*6%
SGST: =F2*6% , Total: =SUM(F2:H2)
VLOOKUP FUNCTION
Create Headings in Excel Sheet
Formula :
Name :
=VLOOKUP(A16,A1:H11,2,0)
यहाँ पर A16 = Lookup Value , A1:H11 =Table Array (Sheet) , 2 = Column Number, 0 = False
इसके प्रयोग से आपको Id Change करने पर केवल नाम ही दिखाई देंगे अगर आप कोई ऐसी Id डालोगे जो Id नम्बर में न है तो #N/A Show होगा
#N/A = Not Applicable
अगर आप #N/A की जगह Not Found Show करना चाहते हो तो
=IFERROR( VLOOKUP(A16,A1:H11,2,0),”Not Found”)
अगर आपको किसी का पूरा डाटा देखना हो तो
=VLOOKUP(A16,A1:H11,COLUMN(A1:B1) ,0)
अब आपको A16,A1:H11,A1को F4 key Press करके Fix करना होगा यहाँ पर B1 को Fix नहीं करना है
= IFERROR (VLOOKUP(A16,A1:H11,COLUMN(A1:B1) ,0), ”Not Found”)
HLOOKUP FUNCTION
यहाँ पर B19 = Lookup Value , A1:K16 =Table Array (Sheet) , 2 = Row Number 0 = False
इसके द्वारा आप Name Change करके केवल Jan की Sales को देख सकते हो अगर आप अलग अलग Month की sales देखना चाहते हो तो
यहाँ पर A20 = Lookup Value , A1:K16 =Table Array (Sheet) , A1:A16 = Column Array, 0 = False
How to use Financial Function
Create Chart
Select Table >> Click Insert Tab >> Click Chat
How to Create Pivot Table
Select Table >> Click Insert Tab >> Click Pivot Table >> Ok
Page Layout Tab
Print Area : इसका प्रयोग से हम Select की गई Data को Print सकते है
Select Data >> Click Page Layout Tab >> Click Print Area >> Click Set Print Area
अब आप Print Preview करके देख सकते हो जितना Data Select किया था उतना ही Print होगा
Background : इसका प्रयोग Background लगाने और हटाने के लिए करते है
Click Page Layout Tab >> Click Background >> Select Image >> Click Insert
Print Title : इसका प्रयोग heading को हर पेज पर Print करने के लिए करते है जैसे कि हमारा डाटा 5 Page पर है लेकिन Heading केवल First Row में है ऐसे में Print करने पर केवल First पेज पर ही Heading Print होगी सभी Page पर Heading Print करनी हो तो
Click Page Layout Tab >> Click Print Title >> Click Row to Repeat at Top Box>> Click First Row
Scale to Fit : इसके प्रयोग से Excel Sheet के Data को कितने Page पर प्रिंट करना है Set कर सकते हो
Sheet Options : इसके प्रयोग से Excel Sheet की Grade line को Show और Hide करने और Print करने के लिए करते है
Formulas Tab
Define Name : इसके प्रयोग से हम किसी भी Range का नाम दे सकते है जैसे की हमें A2:A10 तक को हम नाम देते है English, अब अगर इसको Add करना है तो हम Formula लगाएंगे =Sum(English)
Select Cells A2:A12 >>Click Formulas Tab >> Click Define Name >> Click Ok
Name Manager : इसके प्रयोग से हम बनाये गए Define name को Edit , Delete या New Define Range बना सकते है
Click Formulas Tab >> Click Name Manager >> Click Delete & Edit
Use in Formula : इसका प्रयोग बनाई गई Range को फार्मूला में Use करने के लिए करते है
Click Formulas Tab Click >> Use Range in Formula
Create From Selection : इसके प्रयोग से हम पूरी सीट के डाटा को सेलेक्ट करके एक बार में सभी Column या Row की Headings के नाम से Range तैयार कर सकते है
Select Table >> Click Formulas Tab >> Click Tap Row Arrow / Left Column >> Ok
Trace Precedents : इसके प्रयोग से हम पता कर सकते है की जो फार्मूला Use किया गया है उसमे किस किस Cells का Use हुआ है ये आपको Arrow द्वारा दिखाया जायेगा
Click Formula Cells >> Click Trace Precedents
Trace Dependents : इसके प्रयोग से हम पता कर सकते है कि जिस Cell को हमने सेलेक्ट किया है वह किस Formula में काम कर रहा है ये आपको Arrow द्वारा दिखाया जायेगा
Select Cell >> Click Trace Dependents
Remove Arrow : इसके प्रयोग से Trace किये गए Arrow को हटाने के लिए करते है
Show Formulas : इसका प्रयोग Sheet के सभी Formulas को Show कराने के लिए करते है
Error Checking : इसका प्रयोग Excel Sheet में Error Check करने के लिए करते है
Evaluate Formula : इसका प्रयोग Excel Sheet में Error Value की Complete Details देखने के लिए करते है
Watch Window : इसका प्रयोग Long Excel Sheet में किसी Value को देखने के लिए करते है , जैसे मान लीजिये 100 Employee को सैलरी दी और उसका Total Last Cell में है ऐसे में जब भी हम किसी Employee की Salary change करेंगे टी हमें बार बार last में check करना होगा , इसके प्रयोग से हम उस cell की Value को Shortcut कर सकते है
Select Cell >> Click Formula Tab >> Click Add Watch
अब आप Select Cell की Value देख सकते हो
Calculation Options : इसका प्रयोग Excel Sheet पर Drag करने पर Calculation के लिए होता है By Default ये Automatic पर Set होता है अगर आप इसको Manual पर Set कर देते हो तो फिर Drag करने पर Formula Apply नहीं होगा
Calculate Now : इसका प्रयोग तब करते है जब हम Calculation option में Manual को सेलेक्ट कर लेते है और हमारे Formula Drag करने पर Calculation नहीं करते है तब हम Calculate Now पर क्लिक करके सभी Sheet पर एक साथ Calculation कर सकते है
Calculate Sheet : इसके प्रयोग से केवल Current Sheet पर Calculation Apply होता है
Data Tab
Get External Data : इसके प्रयोग से किसी दूसरे Format की फाइल को Excel में Import कर सकते है जैसे – Access File , Website Data , Note Pad File या कोई और Source की फाइल हो
Exiting Connections : इसके प्रयोग से Connected सभी file को एक साथ देख सकते है
Connections : इसके प्रयोग से Connected file को Refresh कर सकते है Connection को add या Remove कर सकते है तथा उसकी Properties को देख सकते है
Text to Columns : इसके प्रयोग से एक Cell में लिखे Data को Column में Convert कर सकते है
Remove Duplicates : इसके प्रयोग से Duplicate Text को Remove कर सकते है
Data Validation : इसके द्वारा हम Drop Down List बना सकते है साथ ही Text , Number , Date , Time आदि की Range दे सकते है जैसे – 100 से 1000 , इसके द्वारा Msg Show करा सकते है
Circle Invalid Data : इसके द्वारा Table को Select करके Invalid data को Circle में Show करा सकते है
Select Table >> Click Data Validation >> Set Condition >> Ok , Click Circle Invalid Data
Clear Validation Circle : इसके द्वारा Table में बने Validation Circle को हटा सकते है
Consolidate : इसका प्रयोग एक ही शीट पर बने दो अलग अलग डाटा को आपस में Merge करने के लिए करते है
Scenario Manager : इसका प्रयोग हम कंपनी द्वारा दिए गए Budget के अनुसार किसी Product का scenario बनाने में करते है
Create Table in Excel
Click Data Tab >> Click What if Analysis >> Scenario Manager >>Click Add >>Type Scenario Name : Low Rang >> Changing Cells : Select (B3:B7) >>Ok
Type Low Range Value
Click Add And Type Mid Range Value
Click Add And Type High Range Value
Click Summery >> Select Total Cells >> Click OK
आपकी Scenario Summary तैयार है
आपको यहाँ पर Item के नाम नहीं Show हो रहे है इसके लिए आपको Cell के Name change करने होगी
Goal Seek : Goal Seek Excel का एक ऐसा in built Function है जो बार-बार मान बदल कर किसी गणना को तब तक करने में सक्षम है जब तक की उपयोगकर्ता को उसका मन चाहा परिणाम ना मिल जाए
Select Total >> Click What if Analysis >> Goal Seek >>To Value = 20000, By Changing Cell = Select C3 >> Ok >> OK
Group : इसका प्रयोग एक प्रकार के डाटा को ग्रुप बनाने के लिए करते है
Ungroup : इसका प्रयोग Ungroup करने के लिए होता है
Subtotal : इसका प्रयोग Group के हिसाब से Total निकलने के लिए करते है
Select Table >>Click Subtotal >>At each change in “State” >> Add Subtotal to “State” >> OK
Show / Hide Details : इसका प्रयोग Group को Show और Hide करने के लिए करते है
Protect Sheet : इसका प्रयोग Sheet को Protect करने के लिए करते है इससे केवल Current Sheet Protect होती है ऐसा करने से कोई भी आपकी Sheet में कोई बदलाब नहीं कर सकता है
Click Protect Sheet >>Password “123” >> Reenter Password “123” >> Ok
Protect Workbook : इसका प्रयोग Workbook को Protect करने के लिए करते है ऐसा करने से कोई भी आपकी Sheet को न तो Delete कर सकता है न ही उसका नाम Change कर सकता है
Share Workbook : इसका प्रयोग करके आप अपनी Workbook को Share हो , Company में सर्वेर होता है इसलिए शेयर पर Click करते ही आपकी Workbook Share हो जाएगी और Title पर Share लिखकर जायेगा
Protect & Share Workbook : इसका प्रयोग करके आप अपनी Workbook को Protect करके Share कर सकते हो इस Workbook को केवल वही देख सकेंगे जिनको आप Password बताओगे
Allow Users to Edit Ranges : इसके द्वारा आप ये Set कर सकते हो की वह कितना डाटा Change कर सकता है जितने की Permission दोगे वह केवल वही चेंज कर पायेगा
Select Range >> Click Allow Users to Edit Ranges >>Click New >> Range Password “aa” >>Reenter password “aa” >> Click Protect Sheet Password “123” >>
Reenter Password “123”>> OK
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